Damit das Finanzamt dieses anerkennt, muss es zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die Fahrten – einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands – sind vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang zu erfassen.
Die Frage, für welchen Zeitraum ein Fahrtenbuch geführt werden muss und wann zwischen den beiden Methoden gewechselt werden darf, ist gesetzlich nicht beantwortet.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung darf das Verfahren bei einem Fahrzeug während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden.
Damit eine aufwendige Zuordnung der Kosten zu den einzelnen Monaten erforderlich vermieden wird. Deshalb kann die Methode, nach der der Privatnutzungsanteil ermittelt wird, immer jährlich neu gewählt werden. Das Fahrtenbuch ist im Kalenderjhr lückenlos zu führen, um als ordnungsgemäß durchzugehen. Würde es nur für einen Teil des Jahres geführt, bestünde außerdem die Gefahr, dass bestimmte Zeiträume mit höherem Privatnutzungsanteil – insbesondere beim Urlaub – nicht erfasst werden und somit ein verzerrtes Ergebnis entsteht.
Eines handschriftlichen Fahrtenbuchs.
Solange die entscheidenden Angaben handschriftlich und damit manipulationssicher sind, ist eine nachträgliche elektronische Ergänzung des Fahrtenbuchs möglich.An ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch stellt die Finanzverwaltung strenge Ansprüche: Nur wenn dieses zeitnah und geschlossen geführt wird, wird es vom Finanzamt anerkannt. Computergestützte Fahrtenbücher werden in der Regel nicht akzeptiert, weil sie nicht vor nachträglicher Manipulation geschützt sind. Auch die Kombination handschriftlicher mit elektronischen Aufzeichnungen lehnt das Finanzamt in der Regel ab.
Dass nicht immer so sein muss, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg. Das hat entschieden, dass ein Fahrtenbuch auch dann gültig ist, wenn für ein handschriftlich, zeitnah und geschlossen geführtes Fahrtenbuch nachträglich unter Ergänzung einzelner Angaben ein Computerausdruck erstellt wird, ohne dass Manipulations-möglichkeiten hinsichtlich der gefahrenen Kilometer bzw. maßgebliche Einschränkungen bei der Überprüfbarkeit der Angaben bestehen.
Excel-Tabelle ersetzt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.
Handschriftliche Notizen in eine Excel-Tabelle zu übertragen ersetzt nicht die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs.Entscheidungen zum Thema Fahrtenbuch gibt es mittlerweile fast wie Sand am Meer. Trotzdem gibt es immer wieder Streit darum, wie ein Fahrtenbuch genau auszusehen hat. Im aktuellsten Fall hat der Bundesfinanzhof eine Revision abgewiesen, in der der Kläger sein Fahrtenbuch mit Excel auf der Grundlage handschriftlicher Notizen geführt hat. Das erfüllt aber nach Ansicht des Bundesfinanzhofs ganz eindeutig nicht die von der Rechtsprechung geforderten Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, weil eben eine Manipulation hinsichtlich der gefahrenen Kilometer zu einem späteren Zeitpunkt nicht ausgeschlossen werden kann.